Pengertian Purchase Order Dan Contoh Template PO Untuk Didownload Image by rawpixel.com on Freepik

Apa itu Purchase Order dan bagaimana membuat PO yang baik untuk wirausaha?

PO atau Purchase order adalah sebuah surat permintaan pesanan pembelian yang dibuat pihak pembeli untuk diberikan kepada penjual. Surat ini berisi daftar rincian jasa atau barang yang ingin dibeli. Misal rincian produk, jumlah pesanan, harga, dan informasi lainnya.

PO adalah pernyataan tertulis dari pihak pembeli yang berminat membeli produk penjual. Setelah menerima PO, penjual kemudian mempersiapkan barang atau jasa yang dipesan kemudian mengirimkan barang sesuai waktu yang telah ditentukan oleh pembeli. Inilah yang menjadikan PO sangat penting dunia bisnis dan wirausaha.

Dalam tulisan yang diterbitkan dalam Jurnal Multinetics oleh Politeknik Negeri Jakarta menjelaskan, Purchase Order dibuat berdasarkan permintaan pembeli. Penerbitan PO harus sesuai dengan kontrak dan persetujuan yang telah ditandatangani oleh kedua belah pihak yang berwenang, baik dari pembeli dan penjual, sebelum dilakukan pengiriman.

PO merupakan bagian dari proses bisnis yang penting, dokumen PO juga berguna untuk memudahkan kontrol terhadap kinerja perusahaan, karyawan serta kebutuhan stok bahan baku dan supplier.

Apakah PO dapat dibatalkan?

Banyak yang belum menyadari bahwa PO juga merupakan dokumen penting atau kontrak yang terikat secara hukum, karena didalamnya berisi perjanjian atas pembelian dan pemesanan barang yang mengikat antara pihak pembeli dan penjual.

Purchase order sendiri diputus oleh Mahkamah Agung dalam Putusan Putusan Nomor 1506 K/Pdt/2002 yang menyatakan bahwa purchase order yang ditandatangani oleh kedua belah pihak yang mengikatkan diri merupakan kesepakatan sehingga berlaku sebagai undang-undang dan mengikat kedua belah pihak.

Maka PO tidak dapat dibatalkan sepihak, harus atas kesepakatan kedua belah pihak maka PO bisa saja dibatalkan. Apakah PO yang sudah dibatalkan akan jadi masalah? Tergantung dari kontrak yang telah dibuat dan disepakati, PO yang baik seharusnya mengatur juga syarat dan ketentuan tentang pembatalan pesanan, terutama untuk layanan jasa atau bidang kuliner agar terhindar dari kerugian apabila terjadi pembatalan pesanan.

Apa perbedaan Purchase Order dan Invoice

Singkatnya, PO adalah dokumen permintaan pesanan pembelian yang dibuat oleh pembeli kepada penjual. Sedangkan Invoice adalah dokumen yang dikeluarkan oleh penjual sebagai bukti terjadinya transaksi dengan pembeli. Invoice biasanya diberikan oleh penjual kepada pembeli setelah transaksi selesai, yaitu ketika penjual telah mengirimkan pesanan produk berdasarkan permintaan pada PO.

Berikut perbedaan invoice dengan purchase order:

Purchase Order (PO):
Dibuat oleh pembeli
Dibuat untuk melakukan pemesanan barang
Terdapat daftar detail barang yang dibutuhkan
Terdapat rincian pembayaran yang diusulkan

Invoice
Dibuat oleh penjual
Dibuat setelah mengirimkan barang sesuai permintaan
Mengonfirmasi pengiriman barang
Terdapat detail pembayaran yang harus dilakukan pembeli.

Anda dapat menggunakan software untuk membantu membuat PO, misalnya software dari SpenMap ini. Atau anda juga dapat menggunakan Excel maupun Word. Lihat contoh dan unduh template disini: Contoh dan template Purchase Order.

Berikut beberapa hal yang perlu disertakan ketika membuat PO:

Nomor PO
Tanggal Pembuatan
Produk yang dibutuhkan beserta jumlahnya
Detail produk (kode unik produk, nomor model, dan nama merek)
Harga setiap produk per unit
Informasi bisnis (alamat pengiriman, nama perusahaan, dan informasi kontak)
Tanggal pengiriman
Syarat dan ketentuan (apabila diperlukan)

Itulah penjelasan mengenai apa itu Purchase Order dan bagaimana cara membuat PO yang Baik dan benar. Semoga bermanfaat.